KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
• wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
Co to jest e-Faktura?
To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. Każdej wystawionej w KSeF fakturze system przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący (numer KSeF). W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.
Do wystawiania faktur w KSeF niezbędny jest internet. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego.
TERMINY
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały obrót powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów,
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm, u których w miesiącu suma sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł*
* kwota 10.000 zł dotyczy miesięcznej wartości sprzedaży (liczonej z podatkiem VAT) na faktury podlegające wystawianiu za pośrednictwem KSeF
Do wartości sprzedaży nie będzie wliczana ani wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.
Wprowadzenie obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) poprzez system KSeF wymaga od firm dostosowania oprogramowania fakturowego i księgowego. Kluczowa jest integracja z KSeF za pomocą udostępnionego przez Ministerstwo Finansów API. Programy muszą umożliwiać nie tylko wystawianie i korygowanie faktur sprzedaży w wymaganym formacie, ale także sprawny odbiór faktur zakupu. Dla celów podglądowych systemy mogą konwertować dokumenty XML na format PDF.
Istotne jest również podjęcie decyzji co do sposobu uwierzytelnienia się w KSeF oraz wyznaczenie osób, które będą upoważnione do wystawiania i dostępu do faktur w imieniu podatnika (nadanie im odpowiednich uprawnień w systemie). Krok ten warto wykonać już teraz, zanim pojawi się obowiązek KSeF dla Państwa firmy.
UWIERZYTELNIENIE W KSeF
Do uwierzytelnienia się w systemie KSeF będzie można stosować jedną z poniższych metod:
- profil zaufany
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP-em
przy czym wybór formy zależy od rodzaju firmy, która będzie dokonywać autoryzacji.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uwierzytelnienie w KSeF może przebiegać na dwa sposoby:
- za pomocą profilu zaufanego
- za pomocą podpisu kwalifikowanego
Przedsiębiorca może również posługiwać się tokenem w celu autoryzacji w KSeF. Natomiast, aby go wygenerować, musi być już uwierzytelniony w KSeF w inny sposób, a więc za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
W przypadku spółek uwierzytelnienie w KSeF możliwe jest za pomocą:
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em
- formularza zgłoszeniowego ZAW-FA
WYSYŁANIE FAKTUR (ONLINE/OFFLINE)
System przewiduje dwa tryby: online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.
Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:
• tryb offline24 - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować)
• tryb offline - kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
• tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu
Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.
Wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) polega na generowaniu faktury ustrukturyzowanej (XML) w programie księgowym, autoryzowaniu się w systemie, a następnie przesyłaniu pliku XML, który otrzymuje unikalny numer i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Aby wysłać fakturę za pośrednictwem programu handlowego, niezbędne jest posiadanie wygenerowanego certyfikatu lub tokenu.
TOKENY
Dzięki tokenom można szybko i w prosty sposób logować się do KSeF. Zamiast każdorazowego uwierzytelniania się w systemie np. podpisem kwalifikowanym, będzie można wygenerować token i wykorzystywać go do uwierzytelniania się w aplikacjach komercyjnych zintegrowanych z KSeF.
Token KSeF działa jak hasło do systemu, jest to tylko ciąg znaków niczym niezabezpieczony dlatego należy go bezpiecznie przechowywać. Utrata kontroli nad tokenem może skutkować nieautoryzowanym dostępem do danych w KSeF, co może narazić firmę na konsekwencje prawne i finansowe.
Wygenerowane w KSeF tokeny będą ważne tylko do końca 2026 roku, później będzie można stosować wyłącznie certyfikaty.
Uwaga: Tokeny KSeF nie wspierają trybu offline ani offline24, ponieważ wymagają stałej komunikacji z centralnym systemem i nie zawierają podpisu cyfrowego ani danych identyfikacyjnych podmiotu, które mogłyby posłużyć do potwierdzenia tożsamości lokalnie. W przypadku braku połączenia z KSeF system nie ma możliwości zweryfikowania tokena, co uniemożliwia autoryzację i wystawienie faktury.
Dlatego do korzystania z trybu offline — np. w przypadku awarii internetu lub pracy mobilnej — niezbędne będą certyfikaty KSeF, które zawierają dane podmiotu i umożliwiają podpisanie faktury elektronicznie, również bez bieżącego dostępu do systemu.
CERTYFIKATY
Certyfikat może być wydany:
osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.
W przypadku osoby/podmiotu uwierzytelniającego się za pomocą kwalifikowanego podpisu/kwalifikowanej pieczęci elektronicznej bez identyfikatora NIP i PESEL certyfikat może być wydany na tzw. dane unikalne powiązane z certyfikatem (tzw. odcisk palca podpisu) użytym do uwierzytelnienia.
O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:
- osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
- osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
- podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.
W systemie można wygenerować 2 rodzaje certyfikatów:
- do wysyłania faktur online (uwierzytelnienie w systemie KSeF)
- do pracy offline (podpis linku do weryfikacji dostawy)
UWAGA! Do programu handlowego należy wprowadzić oba rodzaje certyfikatów
Wskazówka - po złożeniu wniosku o certyfikat KSeF należy pobrać pli crt, dodatkowo automatycznie pobierze się plik key - oba pliki należy wgrać do programu handlowego.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481) ze zmianami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r. poz. 1760)
Więcej informacji o KSeF oraz wiele różnych poradników oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania można znaleźć na stronie Ministerstwa https://ksef.podatki.gov.pl/
Powyższe informacje zostały opracowane na podstawie publicznych informacji Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl. Nie świadczymy usług doradztwa podatkowego. Przedstawione treści stanowią wyłącznie nasze podsumowanie i interpretację ogólnodostępnych danych.
