KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
• wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
Co to jest e-Faktura?
To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. Każdej wystawionej w KSeF fakturze system przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący (numer KSeF). W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.
Do wystawiania faktur w KSeF niezbędny jest internet. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych z wyjątkiem przedsiębiorców u których miesiącu suma sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł
• od 1 stycznia 2027 r. dla pozostałych podmiotów
Powyższy obrót dotyczy sprzedaży na faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF). Do wartości sprzedaży nie będzie wliczana ani wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.
Wprowadzenie obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) poprzez system KSeF wymaga od firm dostosowania oprogramowania fakturowego i księgowego. Kluczowa jest integracja z KSeF za pomocą udostępnionego przez Ministerstwo Finansów API. Programy muszą umożliwiać nie tylko wystawianie i korygowanie faktur sprzedaży w wymaganym formacie, ale także sprawny odbiór faktur zakupu. Dla celów podglądowych systemy mogą konwertować dokumenty XML na format PDF.
Istotne jest również podjęcie decyzji co do sposobu uwierzytelnienia się w KSeF oraz wyznaczenie osób, które będą upoważnione do wystawiania i dostępu do faktur w imieniu podatnika (nadanie im odpowiednich uprawnień w systemie). Krok ten warto wykonać już teraz, zanim pojawi się obowiązek KSeF dla Państwa firmy.
Do uwierzytelnienia się w systemie KSeF będzie można stosować jedną z poniższych metod:
- profil zaufany
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP-em
przy czym wybór formy zależy od rodzaju firmy, która będzie dokonywać autoryzacji.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uwierzytelnienie w KSeF może przebiegać na dwa sposoby:
- za pomocą profilu zaufanego
- za pomocą podpisu kwalifikowanego
Przedsiębiorca może również posługiwać się tokenem w celu autoryzacji w KSeF. Natomiast, aby go wygenerować, musi być już uwierzytelniony w KSeF w inny sposób, a więc za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
W przypadku spółek uwierzytelnienie w KSeF możliwe jest za pomocą:
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em
- formularza zgłoszeniowego ZAW-FA
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481) ze zmianami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r. poz. 1760)
Więcej informacji o KSeF oraz wiele różnych poradników oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania można znaleźć na stronie Ministerstwa https://ksef.podatki.gov.pl/
Powyższe informacje zostały opracowane na podstawie publicznych informacji Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl. Nie świadczymy usług doradztwa podatkowego. Przedstawione treści stanowią wyłącznie nasze podsumowanie i interpretację ogólnodostępnych danych.
